Werkruimten in een team, wie welke kan lezen, en de openbare link naar een samenvatting.
Standaard is een vergadering van jou en van niemand anders. Twee dingen kunnen dat verruimen, en ze staan los van elkaar: in een team zitten en een link publiceren.
Elke vergadering die in een team is opgenomen, staat in één werkruimte of in meerdere, en wie ÉÉN daarvan kan lezen, kan haar lezen. Een vergadering over een personeelskwestie die ook een juridische kwestie is, kan tegelijk in ‘HR’ en in ‘Juridische zaken’ staan. Een team begint met twee werkruimten:
Iedereen in het team kan er meer maken (een werkruimte voor één klant, één deal, drie mensen), ze een naam geven, de naam wijzigen en collega's toevoegen of eruit halen. Wie wordt toegevoegd, leest vanaf dat moment alles wat erin staat, ook vergaderingen die zijn opgenomen voordat diegene erbij kwam. Daarvoor deel je een werkruimte. De beheerders van het team lezen elke werkruimte behalve iemands ‘Privé’, of ze er nu in zitten of niet.
Degene die een vergadering heeft opgenomen, voegt haar toe aan werkruimten en haalt haar eruit, tijdens de opname of op elk moment daarna. In de app opent de werkruimtekaart bij de vergadering een lijst om aan en uit te vinken. ‘Privé’ is met niets te combineren. Voeg je een vergadering toe aan een andere werkruimte, dan gaat ze uit ‘Privé’. Haal je haar uit haar laatste werkruimte, dan komt ze daar terug. Kies je ‘Privé’, dan gaat ze in één keer uit alle andere werkruimten, weg bij iedereen anders. Niemand anders kan haar ergens plaatsen, ook beheerders niet. Een gedeelde link blijft werken, in welke werkruimten een vergadering ook staat.
Werkruimten bestaan alleen in een team. Wie alleen werkt, ziet er nooit een.
Niemand die een vergadering alleen kan lezen, kan haar wijzigen of verwijderen. Dat geldt voor elke manier waarop je Chui gebruikt, ook via een assistent.
Een vergadering die iemand anders heeft opgenomen, verschijnt in lijsten en zoekresultaten gemarkeerd als van die persoon. Zo is altijd duidelijk wiens vergadering wordt geciteerd. Er is ook een filter voor “van mij” tegenover “het team”.
Verlaat je een team of word je eruit verwijderd, dan lees je vanaf dat moment de werkruimten van het team niet meer, en word je uit elke werkruimte gehaald waarin je zat. Al opgenomen vergaderingen blijven in de werkruimten waarin ze staan, en wie een vergadering heeft opgenomen, kan haar nog steeds terugzetten naar de eigen ‘Privé’. Wie uit één werkruimte wordt gehaald, leest een vergadering alleen niet meer als geen andere werkruimte van die persoon haar bevat.
Dit kan allemaal door het te vragen. list_workspaces() geeft elke werkruimte die je kunt openen, wie elke werkruimte leest en hoeveel vergaderingen erin staan, met de id's die de andere tools nodig hebben. create_workspace() en rename_workspace() doen wat de naam zegt. add_to_workspace() voegt een collega toe, en een assistent moet eerst zeggen dat die persoon alles leest wat er al staat. add_meeting_to_workspace() voegt een van je eigen vergaderingen toe aan een werkruimte, naast de werkruimten waarin ze al staat, en remove_meeting_from_workspace() haalt haar uit één ervan. get_meeting() noemt elke werkruimte waarin een vergadering staat. list_meetings() accepteert een werkruimte-id om alleen de vergaderingen daarin te tonen. Een vergadering in meerdere werkruimten staat onder elk ervan. Voor twee tools vraagt de assistent eerst toestemming, omdat ze lezers weghalen. prepare_remove_from_workspace() noemt wie wat niet meer zou lezen (met je eigen id verlaat je een werkruimte), en remove_from_workspace() accepteert alleen het token daarvan. prepare_delete_workspace() noemt elke vergadering die nog in een werkruimte staat die jij hebt gemaakt, en delete_workspace() haalt ze er allemaal uit. Een vergadering die in geen andere werkruimte stond, gaat terug naar de ‘Privé’ van degene die haar heeft opgenomen. ‘Privé’ en ‘Hele team’ kunnen niet worden verwijderd.
Een vergadering kan worden gepubliceerd onder een link die iedereen kan openen, zonder Chui-account en zonder inloggen. De pagina toont de titel, de datum, hoe lang de vergadering duurde, de mensen die je hebt genoemd en de samenvatting. Jij bepaalt of de transcriptie en de opname er ook op komen. Chui telt hoe vaak de link is geopend. Verzoeken die Chui herkent als een machine die een voorbeeldkaart maakt, tellen niet mee, dus de link plakken in WhatsApp, Slack of Telegram verandert het getal niet. Een machine die Chui niet herkent, telt wel mee, en openen is niet lezen. Het getal is het beste bewijs dat Chui heeft dat iemand heeft gekeken, geen bewijs dat iemand de vergadering heeft gelezen.
Is degene die de link opent al bij Chui ingelogd en kan diegene die vergadering zien, dan brengt de pagina die persoon direct naar die vergadering in Chui, in plaats van een kopie te tonen. Iedereen anders leest de pagina.
De notities die je hebt getypt, blijven bij jou, wat je verder ook kiest.
De link kan worden gestopt, en stoppen betekent stoppen: het adres geeft vanaf dat moment niets meer terug, voor iedereen die het heeft. Publiceer je de vergadering opnieuw, dan krijgt ze een ander adres. Iemand die de oude link in een chat heeft bewaard, krijgt de vergadering dus niet terug.
Alleen degene die een vergadering heeft opgenomen, kan haar publiceren of de link intrekken. Een collega die een met het team gedeelde vergadering kan openen, kan dat niet, en hoort niet eens of er een link bestaat. Die beslissing is niet aan die collega.
Onder de link geven drie regels aan wat degene die hem opent te zien krijgt:
De zin boven die drie regels zegt altijd welke instelling geldt. Zo weet je wat je weggeeft voordat je het weggeeft. Bij een wijziging blijft het hetzelfde adres, dus ze geldt meteen voor iedereen naar wie je de link al hebt gestuurd. Het scherm zegt dat ook. Zet je de instelling terug naar een beperktere, dan verdwijnt de transcriptie of de opname net zo snel van de pagina. Wie die intussen heeft gelezen of gehoord, heeft dat dan wel al gedaan.
Bij de twee beperktere instellingen staat de opname helemaal niet op de pagina. Er staat dan geen adres op dat naar de audio leidt. Bij Alles levert de pagina de opname alleen zolang de link zelf werkt. Stop je de link of beperk je hem weer, dan stopt de audio op hetzelfde moment als de pagina.
Een vergadering waarvan Chui de audio nooit heeft ontvangen, kan nog steeds op Alles worden gezet. Haar pagina heeft dan gewoon geen speler.
Een link die je hebt verstuurd voordat deze functie bestond, is niet veranderd. Elke link begint bij de samenvatting en blijft daar, tot iemand hem bewust anders instelt.
Je kunt om beide vragen door het te zeggen. share_meeting() geeft een vergadering een adres en geeft dat terug, zodat een assistent het direct in het bericht kan zetten dat je aan het schrijven bent. De assistent moet eerst de vergadering noemen en wachten tot je ja zegt. Wie de pagina leest voordat je je bedenkt, heeft haar namelijk al gelezen. Een vergadering die Chui nog aan het uitwerken is, kan niet worden gepubliceerd: achter de link zou nog niets staan.
set_share_level() doet hetzelfde als de drie regels hierboven, maar dan in woorden. Vraag of de transcriptie (of de opname) ook op de pagina komt, of dat een van beide er weer af gaat. Deze tool kan niets publiceren: een vergadering zonder actieve link geeft een fout. Een assistent die wordt gevraagd om “deel de vergadering met de transcriptie” doet dat dus in twee stappen. Mislukt de tweede stap, dan is de pagina beperkter dan je vroeg in plaats van ruimer. Voordat een assistent je om bevestiging vraagt, moet hij duidelijk zeggen wat Alles weggeeft: jouw stem en die van iedereen anders, af te spelen door iedereen die het adres heeft.
Voordat een link wordt gestopt, vraagt de assistent eerst om bevestiging. prepare_unshare_meeting() leest terug om welke vergadering het gaat, wat het adres is en hoe vaak het is geopend. Op dat moment is er nog niets gebeurd. Pas nadat je ja zegt, trekt unshare_meeting() de link in, en die tool kan alleen de link intrekken die je net is getoond. De app stelt dezelfde vraag door het adres naast de knop te tonen. Hier wordt de vraag gesteld omdat dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
Chui kan de vraag “welke van mijn vergaderingen kan iedereen met een link lezen?” in één keer beantwoorden, in plaats van vergadering voor vergadering. In de app is daar een eigen scherm voor: Instellingen → Openbare links. Het toont elke vergadering met een actieve link, wanneer ze is gepubliceerd en hoe vaak de pagina is geopend, en je kunt elke link daar meteen stoppen. Is er niets gepubliceerd, dan staat dat er in één zin, en dat is het geruststellende antwoord.
list_shared_meetings() geeft dezelfde lijst en vermeldt wat elke pagina toont: de samenvatting, de samenvatting en de transcriptie, of dat allemaal plus de opname. Drie actieve links tonen namelijk niet per se hetzelfde. De adressen zelf geeft deze tool niet terug: vraag per vergadering naar de link. Links die je al hebt gestopt, staan nergens in de lijst. Dit is wat nu leesbaar is, geen geschiedenis van wat ooit was.
Wie in een team een vergadering leest, hangt af van haar werkruimten: zie add_meeting_to_workspace() hierboven.
Een vergadering die iemand anders heeft gedeeld, is het gesprek van iemand anders. Je kunt er twee dingen aan doen. Beide opties staan onderaan die vergadering, waar bij de eigenaar de knop Verwijderen zou staan. Bij een eigen vergadering zie je ze niet, want dan is er niemand aan wie je die kunt melden en niemand om te blokkeren.
Meld haar. Met ‘Deze vergadering melden’ schrijf je in je eigen woorden wat je wilt zeggen. Dat gaat naar een mens bij Chui die het leest en beantwoordt. Je hoeft geen categorie te kiezen en geen e-mailadres op te geven. De pagina achter een openbare link heeft hetzelfde als formulier op de pagina zelf. Dat is belangrijk, want wie zo'n pagina opent, heeft meestal helemaal geen Chui.
report_meeting() is dezelfde weg, maar dan door te typen. Het is niet report_problem(). Die tool meldt een fout in Chui (een verkeerde samenvatting, een opname die is gestopt) en gaat naar een andere wachtrij, die door andere mensen wordt gelezen. report_meeting() gaat over een persoon en diens opname.
Meld illegale inhoud. Denk je dat een opname die bij Chui is opgeslagen de wet overtreedt? Dat kan elke opname zijn, niet alleen een die met jou is gedeeld. De Europese digitaledienstenverordening (Digital Services Act) geeft je dan het recht op een formele melding. Gebruik het formulier op chui.io/dsa/report (gelinkt vanaf de pagina van elke gedeelde opname) of stuur een e-mail naar privacy@chui.io. Je geeft de link op, waarom de opname illegaal is, je naam en e-mailadres, en een verklaring dat je de melding te goeder trouw doet. Je krijgt een bevestiging per e-mail en een mens beoordeelt de melding. Daarna hoor je wat er is besloten en hoe je daartegen bezwaar maakt. Op chui.io/dsa staan de contactpunten. report_illegal_content() is dezelfde melding, maar dan door te typen.
Blokkeer die persoon. Na een blokkade bereikt niets wat die persoon deelt jou nog, en niets wat jij deelt bereikt die persoon. Dat geldt ook voor vergaderingen die al zijn gedeeld. Er wordt niets verwijderd, het delen van niets ingetrokken en niets gewijzigd: Chui reageert gewoon niet meer. Instellingen → Privacy toont iedereen die je hebt geblokkeerd, en daar kun je de blokkade opheffen. Hef je een blokkade op, dan staat elke vergadering aan beide kanten weer precies zoals ze was.
Een blokkade is niet hetzelfde als een collega uit een bedrijf verwijderen. Ze blijft gelden, ook als iemand je opnieuw uitnodigt.
prepare_block_person() leest terug wie geblokkeerd zou worden en hoeveel vergaderingen elke kant niet meer ziet. block_person() accepteert alleen het token dat de eerste tool teruggeeft. Je kunt dus niemand blokkeren die je niet eerst is getoond. unblock_person() heft één blokkade op, en list_blocked() geeft de lijst. Daarop staan alleen de blokkades die JIJ hebt ingesteld, want een blokkade die iemand tegen jou heeft ingesteld, kun jij niet opheffen.
Komt een vergadering die je opnam uit een agenda-uitnodiging, dan biedt een kaart onder de samenvatting aan om de samenvatting te mailen naar de mensen op die uitnodiging — nooit het transcript, de opname of je eigen notities. «Bekijken en versturen» toont elk adres aangevinkt (vink iemand uit of voeg een adres toe) en de e-mail precies zoals hij vertrekt. Hij komt van Chui op jouw naam, antwoorden gaan naar jou en je krijgt een kopie. Een link naar de vergadering staat er alleen in als je die al deelde. Een account heeft een daglimiet aan adressen.
prepare_send_notes() toont de e-mail en elke ontvanger; send_notes() neemt alleen het token dat die gaf. Een verstuurde e-mail kan niet worden teruggehaald.
Na elke vergadering met andere mensen op de uitnodiging biedt de melding «je vergadering is klaar» ook aan om hun de notities te sturen, met hoeveel het er zijn; een tik opent het verzendscherm, en er gaat niets weg tot de persoon op verzenden drukt. Onder dat scherm stopt «Niet na elke vergadering vragen» het aanbod tot het weer aangezet wordt in Instellingen → Vergaderherinneringen. set_notes_offer() zet het aan of uit door te typen; get_account zegt hoe het nu staat.
In Instellingen neemt «De samenvatting — ook elders» één webadres per account: een Slack incoming webhook, een Zapier «Catch Hook», een Make custom webhook of elk eigen https-adres. Plak het en druk op Opslaan: Chui stuurt er eerst één testbericht naartoe en weigert een adres dat het niet aanneemt. Vanaf dan stuurt Chui de samenvatting van een vergadering er vanzelf naartoe zodra die klaar is — Slack krijgt een bericht in zijn eigen vorm, elk ander adres één JSON-document (titel, samenvatting, link, begintijd, duur in minuten, taal). Alleen de samenvatting gaat, nooit het transcript, de opname of de notities die je typte; een link alleen als de vergadering al gedeeld is. Elke vergadering gaat één keer, en spraakmemo's aan jezelf gaan nooit vanzelf.
Eerst draait dezelfde privacycontrole als bij een e-mail. Vindt die iets wat privé lijkt, dan gaat er niets: de vergadering zegt het, en «Bekijken en versturen» toont elke gemarkeerde passage om te houden of te verwijderen voordat je verstuurt. Neemt het adres ze niet meer aan, dan zegt Instellingen wat het antwoordde; «Adres wijzigen» of «Stoppen».
prepare_set_summary_destination() toont waar elke samenvatting naartoe zou gaan en set_summary_destination() neemt alleen het token dat die gaf; stop_summary_destination() stopt het. prepare_post_summary() toont de samenvatting van één vergadering zoals die zou gaan (met de gemarkeerde passages om te beantwoorden) en post_summary() verstuurt hem. get_account zegt wat er gekoppeld is.
Een adres dat alleen berichten met een sleutel aanneemt, krijgt die in het veld Sleutel onder het adres: hij gaat met elk bericht mee in de Authorization-header en wordt na het bewaren nergens meer getoond. test_summary_destination() stuurt één testbericht naar het bewaarde adres met de sleutel. Antwoordt het adres niet of zegt het dat het bezet is, dan vraagt Chui het nog twee keer; een weigering (401 betekent een verkeerde sleutel) wordt niet herhaald.
Onder de samenvatting van een vergadering toont «Beloofd» één kaart voor elk ding dat jij hebt beloofd — aan wie, wat en wanneer. Voor wat Chui kan schrijven is de e-mail al geschreven: «Bekijk de e-mail» toont hem precies zoals hij vertrekt, naar het adres uit de uitnodiging of van de pagina van die persoon (of een dat je één keer typt — Chui onthoudt het bij die persoon), van Chui uit jouw naam, met antwoorden en een kopie naar jou. Een belofte om een bestand te sturen zegt welk; voeg een van de bestanden van de vergadering toe of een nieuw, en verstuur — tot 3,5 MB per e-mail. Een belofte die eerst jouw eigen werk vraagt (een offerte met prijzen, een contract) krijgt geen e-mail; de kaart zegt alleen wat er verschuldigd is. «Verbergen» haalt een kaart weg en er wordt niets verstuurd. Kaarten zijn geen takenlijst.
list_promises() somt ze op met elke e-mail woord voor woord. prepare_send_promise() toont de e-mail, de ontvanger en de bestanden, en send_promise() neemt alleen het token dat het geeft; prepare_dismiss_promise() en dismiss_promise() verbergen er op dezelfde manier één. Een verstuurde e-mail kan niet worden teruggehaald.
Sinds build 225. Zit je mail bij Microsoft (Outlook, Microsoft 365), dan kan Chui de notities en de e-mail van een belofte vanaf je eigen adres versturen in plaats van «jij via Chui»: hij staat dan in je map Verzonden items en antwoorden komen rechtstreeks bij jou terug. Op het verzendscherm vraagt «In plaats daarvan versturen vanaf <je adres>» het één keer aan Microsoft; daarna wisselt de keuze «Van» tussen jouw adres en dat van Chui, en Chui onthoudt welke je koos. Dezelfde toestemming laat een belofte die eerst jouw eigen werk vraagt in je Microsoft To Do terechtkomen — «Toevoegen aan mijn To Do» op de kaart zet hem erin met de deadline en een link terug naar de vergadering. Er gaat niets weg en er wordt niets toegevoegd zonder jouw tik. Een bedrijf dat mensen niet zelf apps laat goedkeuren, toont in plaats daarvan een pagina om door te sturen naar zijn IT. Vanaf je eigen adres draagt één e-mail tot 2,9 MB aan bestanden.
Op een iPhone (sinds #1800) vraagt «Toevoegen aan mijn taken» waar het heen moet: naar Apple Herinneringen — de standaardlijst op die iPhone — of naar Microsoft To Do. «Altijd daar» onthoudt het antwoord op al je apparaten; «wijzig» naast de knop vraagt het opnieuw, en Instellingen → Openbare links → «Elke keer vragen» vergeet het. Apple Herinneringen is niet via internet bereikbaar, dus je iPhone schrijft de herinnering zelf, en alleen als jij tikt: iOS vraagt één keer of Chui Herinneringen mag gebruiken, en Chui voegt die ene herinnering toe — de titel, de vervaldatum, voor wie ze is en een link naar de vergadering — en leest, wijzigt of verwijdert je andere herinneringen nooit. Als je nee zei, zegt de kaart waar je het aanzet. Op Android, Windows en chui.io gaan beloftes naar Microsoft To Do. set_todo_destination() kiest de plek door te typen.
Een belofte die een lijst is, zoals een boodschappenlijst, gaat naar je takenlijst als één taak met elk item als eigen stap, in de volgorde waarin het werd gezegd, en de kaart toont eerst de kop en daarna de items in lichtere letters (sinds build 239).
connect_mailbox() zegt of hij gekoppeld is en, zo niet, waar je hem koppelt — een assistent kan die stap niet voor je doen. set_send_from("mine") of set_send_from("chui") kiest het adres. prepare_add_task() toont de taak die een belofte zou worden en add_task() zet hem erin; prepare_disconnect_mailbox() en disconnect_mailbox() laten de koppeling los, waarna Microsoft Chui nog steeds vermeldt op myaccount.microsoft.com tot je hem daar verwijdert.
Voor het vertrek controleert Chui de samenvatting op passages die privé lijken (sinds build 224) — een prijs, een opmerking over iemand, iets uit je eigen notities, iets dat vertrouwelijk heet — en toont elke passage op haar plek met de reden: laten staan, of weghalen uit wat er verstuurd wordt. Er wordt niets voor je beslist en je eigen samenvatting verandert niet. Daarna toont «Wat je hebt gedeeld» op dezelfde kaart wanneer het ging, naar wie en precies wat zij kregen.
prepare_send_notes() noemt ook de passages die privé lijken en waarom; roep het opnieuw aan met remove voor de passages die de persoon weghaalde, en de e-mail die het toont is dan de versie die vertrekt. get_shared_version() leest wat er verstuurd is.