Ekip içindeki çalışma alanları — kimin neyi okuduğu — ve bir özetin herkese açık linki.
Varsayılan olarak bir toplantı senindir, başka kimsenin değil. Bunu iki şey genişletebilir ve ikisi birbirinden bağımsızdır: bir ekipte olmak ve bir link yayınlamak.
Bir ekipte kaydedilen her toplantı bir ya da birkaç çalışma alanındadır ve bunlardan HERHANGİ BİRİNİ okuyabilen herkes onu okuyabilir. Hem İK hem de hukuki bir konu olan bir toplantı aynı anda «İK» ve «Hukuk departmanı» alanlarında durabilir. Bir ekip iki çalışma alanıyla başlar:
Ekipteki herkes yenilerini oluşturabilir. Bu, tek bir müşteri, tek bir anlaşma ya da üç kişi için bir çalışma alanı olabilir. Ona ad verebilir, adını değiştirebilir, iş arkadaşlarını ekleyip çıkarabilirsin. Eklenen kişi o andan itibaren içindeki her şeyi okur, kendisi gelmeden önce kaydedilmiş toplantılar dahil; bir çalışma alanını paylaşmanın amacı da budur. Ekibin yöneticileri, içinde olsunlar ya da olmasınlar, herkesin «Kişisel» alanı dışındaki her çalışma alanını okur.
Toplantıyı kaydeden kişi onu çalışma alanlarına ekler ve onlardan çıkarır. Bunu kayıt sürerken ya da sonra istediği zaman yapabilir; uygulamada toplantıdaki çalışma alanı kartı, işaretleyip işaretini kaldırabileceğin bir liste açar. «Kişisel» hiçbir şeyle birleştirilemez: bir toplantıyı başka herhangi bir çalışma alanına eklemek onu «Kişisel» alanından çıkarır. Onu son alanından da çıkarmak toplantıyı oraya geri koyar. «Kişisel» seçeneğini seçmek ise onu bir anda diğer tüm çalışma alanlarından, yani herkesin gözünün önünden çıkarır. Yöneticiler dahil, başka hiç kimse onu bir yere koyamaz. Paylaşılan bir link, toplantı hangi çalışma alanlarında olursa olsun çalışmaya devam eder.
Çalışma alanları yalnızca bir ekip içinde vardır. Tek başına kullanan biri hiçbirini görmez.
Bir toplantıyı yalnızca okuyabilen hiç kimse onu değiştiremez ya da silemez. Bu, asistan dahil her kullanım yolu için geçerlidir.
Başka birinin kaydettiği bir toplantı, listelerde ve aramalarda onunki olarak işaretli görünür; böylece kimin toplantısından alıntı yapıldığı her zaman açıktır. Ayrıca “benimkiler” ile “ekip” arasında seçim yapan bir filtre de var.
Bir ekipten ayrılmak ya da çıkarılmak, o andan itibaren ekibin çalışma alanlarını okumanı durdurur ve seni içinde olduğun her çalışma alanından çıkarır. Önceden kaydedilmiş toplantılar bulundukları çalışma alanlarında kalır ve her birini kaydeden kişi onu yine kendi «Kişisel» alanına geri alabilir. Tek bir çalışma alanından çıkarılan biri, bir toplantıyı ancak erişebildiği başka hiçbir çalışma alanında o toplantı yoksa okumayı bırakır.
Bunların hepsi asistandan isteyerek yapılabilir. list_workspaces() açabildiğin her çalışma alanını, her birini kimin okuduğunu ve içinde kaç toplantı olduğunu, diğer araçların istediği kimliklerle birlikte verir. create_workspace() ve rename_workspace() adlarının söylediğini yapar. add_to_workspace() bir iş arkadaşını ekler; asistana, önce bu kişinin oradaki her şeyi okuyacağını söylemesi talimatı verilmiştir. add_meeting_to_workspace() kendi toplantılarından birini, zaten bulunduğu alanların yanı sıra bir çalışma alanına ekler; remove_meeting_from_workspace() onu bunlardan birinden çıkarır. get_meeting() bir toplantının bulunduğu her çalışma alanını listeler. list_meetings() yalnızca o alanın toplantılarını listelemek için bir çalışma alanı kimliği alır; birkaç alanda olan bir toplantı her birinin altında listelenir. İki işlem için önce sorulur, çünkü okuyucuların erişimini kaldırırlar: prepare_remove_from_workspace() kimin neyi okumayı bırakacağını söyler (bir alandan ayrılmanın yolu kendi kimliğini vermektir) ve remove_from_workspace() yalnızca onun verdiği token'ı alır. prepare_delete_workspace() senin oluşturduğun bir çalışma alanında hâlâ duran her toplantıyı sayar, delete_workspace() ise her birini oradan çıkarır. Başka hiçbir alanda olmayan bir toplantı, onu kaydeden kişinin «Kişisel» alanına döner. «Kişisel» ve «Tüm ekip» silinemez.
Bir toplantı, herkesin açabileceği bir linkle yayınlanabilir. Bunun için Chui hesabı ya da giriş gerekmez. Sayfa başlığı, tarihi, toplantının ne kadar sürdüğünü, adını verdiğin kişileri ve özeti gösterir; transkriptin ve kaydın da sayfada olup olmayacağına sen karar verirsin. Chui linkin kaç kez açıldığını sayar. Önizleme kartı oluşturan bir makineden geldiğini tanıdığı istekleri ise saymaz; böylece linki WhatsApp, Slack ya da Telegram'a yapıştırmak sayıyı değiştirmez. Tanınmayan bir makine yine de sayılır ve açılmak okunmak demek değildir: bu sayı, birinin baktığına dair eldeki en iyi kanıttır, toplantıyı birinin okuduğunun kanıtı değildir.
Linki açan kişi zaten Chui hesabıyla giriş yapmışsa ve o toplantıyı görebiliyorsa, sayfa onu bir kopyayı okumaya bırakmak yerine doğrudan Chui içinde o toplantıya götürür. Diğer herkes sayfayı okur.
Yazdığın notlar, başka ne seçersen seç, sende kalır.
Link durdurulabilir ve durdurmak gerçekten durdurmak demektir: adres o andan itibaren, ona sahip olan herkese hiçbir şey döndürmez. Toplantıyı yeniden yayınlamak farklı bir adres oluşturur; böylece eski linki bir sohbette saklayan biri toplantıya yeniden ulaşamaz.
Bir toplantıyı yalnızca onu kaydeden kişi yayınlayabilir ya da linki geri alabilir. Ekiple paylaşılan bir toplantıyı açabilen bir iş arkadaşı bunu yapamaz, hatta bir link olup olmadığı bile ona söylenmez, çünkü bu onun vereceği bir karar değildir.
Linkin altında üç satır, onu açan kişinin ne alacağını söyler:
Bu üç satırın üstündeki cümle hangisinin geçerli olduğunu her zaman söyler; böylece neyi verdiğini vermeden önce bilirsin. Ayarı değiştirmek yeni bir adres oluşturmaz, aynı adres kalır; bu yüzden değişiklik linki önceden gönderdiğin herkes için hemen geçerli olur. Ekran da bunu söyler. Ayarı yeniden daraltmak transkripti ya da kaydı sayfadan aynı hızla kaldırır, ama arada okuyan ya da dinleyen biri bunu zaten yapmış olur.
Daha dar iki ayarda kayıt sayfada hiç yoktur: sayfada sese ulaştıracak bir adres bulunmaz. Her şey ayarında sayfa kaydı yalnızca linkin kendisi çalıştığı sürece sunar: linki durdurmak ya da yeniden daraltmak, sayfayı durdurduğu anda sesi de durdurur.
Sesi Chui'ye hiç ulaşmamış bir toplantı da Her şey olarak ayarlanabilir; sayfasında yalnızca oynatıcı olmaz.
Bu özellik gelmeden önce gönderdiğin bir link değişmedi. Her link özetle başlar ve biri bilerek değiştirene kadar özette kalır.
İkisini de söyleyerek isteyebilirsin. share_meeting() bir toplantıya bir adres verir ve bu adresi döndürür; böylece asistan onu doğrudan yazdığın mesaja koyabilir. Asistana, toplantının adını söylemesi ve senin “evet” demeni beklemesi talimatı verilmiştir, çünkü sen fikrini değiştirmeden önce sayfayı okuyan biri onu okumuş olur. Chui'nin hâlâ hazırladığı bir toplantı yayınlanamaz: linkin arkasında henüz hiçbir şey olmazdı.
set_share_level(), yukarıdaki üç satırın sözle söylenmiş hâlidir: transkriptin (ya da kaydın) da sayfaya eklenmesini veya ikisinden birinin kaldırılmasını isteyebilirsin. Hiçbir şeyi yayınlayamaz, çünkü aktif linki olmayan bir toplantı hata verir. Bu yüzden kendisinden «transkriptle paylaş» istenen bir asistan bunu iki adımda yapar. İkinci adım başarısız olursa sayfa istediğinden daha geniş değil, daha dar olur. Asistana, sana sormadan önce Her şey ayarının neyi verdiğini açıkça söylemesi talimatı verilmiştir: senin sesin ve diğer herkesin sesi, adrese sahip olan herkes tarafından oynatılabilir.
Bir linki durdurmadan önce sorulur. prepare_unshare_meeting() hangi toplantı olduğunu, adresin ne olduğunu ve kaç kez açıldığını okur. Bu noktada henüz hiçbir şey olmamıştır. Ancak sen “evet” dedikten sonra unshare_meeting() linki geri alır ve yalnızca sana az önce gösterilen linki geri alabilir. Uygulama da aynı soruyu adresi düğmenin yanında göstererek sorar. Burada da soruluyor, çünkü bu işlem geri alınamaz.
Chui, “toplantılarımdan hangilerini link sahibi herkes okuyabilir?” sorusunu toplantıları tek tek inceleyerek değil, tek seferde yanıtlayabilir. Uygulamada bunun için ayrı bir ekran var: Ayarlar → Herkese açık linkler. Bu ekran aktif linki olan her toplantıyı, ne zaman yayınlandığını ve sayfanın kaç kez açıldığını listeler, her birini orada hemen durdurmanın yolunu da sunar. Hiçbir şey yayında değilse bunu tek bir cümleyle söyler; bu da içini rahatlatan yanıttır.
list_shared_meetings() aynı listedir ve her sayfanın ne gösterdiğini söyler: özet, özet ve transkript ya da bunların hepsi ve kayıt. Bu önemlidir, çünkü üç aktif link aynı şeyi göstermeyebilir. Adreslerin kendisini döndürmez: bir toplantının linkini öğrenmek için o toplantıyı ayrıca sor. Daha önce durdurduğun linkler hiçbir yerde listelenmez. Bu liste şu anda okunabilir olanları gösterir, bir zamanlar yayında olanların geçmişini değil.
Bir ekipte bir toplantıyı kimin okuduğunu çalışma alanları belirler (yukarıda add_meeting_to_workspace() bölümüne bak).
Başka birinin paylaştığı bir toplantı başka birinin konuşmasıdır ve bu konuda yapabileceğin iki şey var. İkisi de o toplantının en altında, sahibinin Sil düğmesinin olacağı yerde durur. Kendi toplantında ikisi de gösterilmez, çünkü şikâyet edilecek ya da engellenecek kimse yoktur.
Bildir. «Bu toplantıyı bildir» seçeneği, söylemek istediğini kendi kelimelerinle alır ve Chui'de bunu okuyup yanıtlayan bir kişiye gönderir. Seçilecek bir kategori ya da verilecek bir e-posta adresi yoktur. Herkese açık bir linkin açtığı sayfa da aynı seçeneği sayfanın kendisinde bir form olarak sunar. Bu önemlidir, çünkü o sayfayı açan kişinin genellikle Chui hesabı hiç yoktur.
report_meeting() aynı yolun yazarak kullanılan hâlidir. report_problem() ile karıştırılmamalıdır: o araç Chui'deki bir hatayı bildirir (yanlış bir özet, durmuş bir kayıt gibi) ve başka kişilerin okuduğu farklı bir kuyruğa gider. Bu ise bir kişi ve onun kaydı hakkındadır.
Yasa dışı içeriği bildir. Chui'de saklanan bir kaydın yasaya aykırı olduğuna inanıyorsan, AB Dijital Hizmetler Yasası (Digital Services Act) sana resmî bildirimde bulunma hakkı tanır. Bu, yalnızca seninle paylaşılan kayıtlar için değil, herkesin kaydı için geçerlidir. Bildirimi iki yoldan yapabilirsin: paylaşılan her kaydın sayfasından link verilen chui.io/dsa/report adresindeki form ya da privacy@chui.io adresine bir e-posta. Senden link, kaydın neden yasa dışı olduğu, adın ve e-posta adresin ile bildirimi iyi niyetle gönderdiğine dair beyanın istenir. E-postayla bir onay alırsın, bir kişi bildirimi inceler ve sana ne karar verildiği ile buna nasıl itiraz edebileceğin bildirilir. İletişim noktaları chui.io/dsa adresindedir. report_illegal_content() aynı bildirimin yazarak yapılan hâlidir.
Engelle. Engelledikten sonra o kişinin paylaştığı hiçbir şey sana bir daha ulaşmaz, senin paylaştığın hiçbir şey de ona ulaşmaz. Buna önceden paylaşılmış toplantılar da dahildir. Hiçbir şey silinmez, paylaşımdan kaldırılmaz ya da değiştirilmez: Chui yalnızca yanıt vermeyi bırakır. Ayarlar → Gizlilik engellediğin herkesi, engeli kaldırma seçeneğiyle birlikte listeler. Bir engeli kaldırmak her toplantıyı iki tarafta da tam olarak eskisi gibi geri getirir.
Engellemek, bir iş arkadaşını şirketten çıkarmakla aynı şey değildir: biri seni yeniden davet etse bile engel yürürlükte kalır.
prepare_block_person() kimin sessizleşeceğini ve her tarafın kaç toplantıyı görmeyi bırakacağını okur. block_person() yalnızca onun verdiği token'ı alır; böylece önce sana gösterilmemiş hiç kimse engellenemez. unblock_person() bir engeli kaldırır, list_blocked() ise engellerin listesidir. Bu liste her zaman yalnızca SENİN koyduğun engelleri içerir, çünkü birinin sana karşı koyduğu engeli kaldırmak sana düşmez.
Kaydettiğin bir toplantı bir takvim davetinden geldiyse, özetinin altındaki bir kart özeti o davetteki kişilere e-postayla göndermeyi önerir. Transkript, kayıt ya da yazdığın notlar asla gönderilmez. «Gözden geçir ve gönder» her adresi işaretli olarak gösterir (birinin işaretini kaldırabilir ya da elle bir adres ekleyebilirsin) ve e-postayı tam gideceği hâliyle gösterir. E-posta senin adına Chui'den gider, yanıtlar sana gelir ve bir kopyasını sen de alırsın. Toplantının linki e-postada yalnızca daha önce paylaştıysan bulunur. Bir hesabın günde kaç adrese yazabileceğinin bir sınırı vardır.
prepare_send_notes() e-postayı ve her alıcıyı gösterir: davetteki kişileri ya da ona verdiğin adresleri. send_notes() yalnızca onun verdiği token'ı alır. Gönderilmiş bir e-posta geri alınamaz.
Davetinde başka kişilerin olduğu her toplantıdan sonra «Toplantın hazır» bildirimi, onlara notları göndermeyi de kaç kişi olduklarını da göstererek önerir. Bildirime dokunmak gönderme ekranını açar ve sen «Gönder» düğmesine basana kadar hiçbir şey gitmez. O ekranın altındaki «Her toplantıdan sonra sorma» seçeneği, bu öneriyi Ayarlar → Toplantı hatırlatıcıları bölümünde yeniden açılana kadar durdurur. set_notes_offer() öneriyi yazarak açar ya da kapatır; get_account şu an açık mı kapalı mı olduğunu söyler.
Ayarlar'da «Özet — başka yere de» hesap başına bir web adresi alır: bir Slack incoming webhook, bir Zapier «Catch Hook», bir Make custom webhook ya da kendi herhangi bir https adresin. Yapıştır ve Kaydet'e bas: Chui önce oraya bir deneme mesajı gönderir ve onu kabul etmeyen bir adresi reddeder. O andan sonra bir toplantının özeti hazır olduğunda Chui onu kendiliğinden oraya gönderir — Slack kendi biçiminde bir mesaj alır, diğer her adres tek bir JSON belgesi (başlık, özet, link, başlangıç saati, dakika cinsinden süre, dil). Yalnızca özet gider; transkript, kayıt ya da yazdığın notlar asla gitmez; link yalnızca toplantı zaten paylaşıldıysa gider. Her toplantı bir kez gider ve kendine kaydettiğin sesli notlar asla kendiliğinden gitmez.
Önce bir e-postadakiyle aynı gizlilik kontrolü çalışır. Özel görünen herhangi bir şey bulursa hiçbir şey gitmez: toplantı bunu söyler ve «Gözden geçir ve gönder» işaretlenen her bölümü göndermeden önce tutman ya da çıkarman için gösterir. Adres onları almayı bırakırsa Ayarlar ne yanıt verdiğini söyler; «Adresi değiştir» ya da «Durdur».
prepare_set_summary_destination() her özetin nereye gideceğini gösterir ve set_summary_destination() yalnızca onun verdiği token'ı alır; stop_summary_destination() göndermeyi durdurur. prepare_post_summary() bir toplantının özetini gideceği hâliyle gösterir (yanıtlanacak işaretli bölümlerle birlikte) ve post_summary() onu gönderir. get_account neyin bağlı olduğunu söyler.
Yalnızca anahtarlı gönderileri kabul eden bir adres, anahtarı adresin altındaki Anahtar alanında alır: her gönderiyle Authorization başlığında gider ve kaydedildikten sonra hiçbir yerde gösterilmez. test_summary_destination() kayıtlı adrese anahtarla birlikte bir deneme mesajı gönderir. Adres yanıt vermezse ya da meşgul olduğunu söylerse Chui iki kez daha sorar; bir ret (401 yanlış anahtar demektir) tekrarlanmaz.
Bir toplantının özetinin altında «Söz verilenler», toplantıda senin verdiğin her söz için bir kart gösterir: kime, neyi ve ne zamana kadar söz verdiğini. Chui'nin yazabildiği sözler için e-posta zaten yazılmıştır. «E-postayı gör» onu tam gideceği hâliyle gösterir. E-posta, davetteki ya da kişinin sayfasındaki adrese gider; bir kez yazdığın bir adrese de gidebilir, Chui bu adresi o kişi için hatırlar. E-posta senin adına Chui'den gider; yanıtlar ve bir kopyası sana gelir. Dosya göndermeye dair bir söz, hangi dosya olduğunu söyler. Toplantının dosyalarından birini ya da yeni bir dosya ekleyip gönderebilirsin; e-posta başına sınır 3,5 MB'tır. Önce senin emeğini gerektiren bir söz (fiyat teklifi, bir sözleşme gibi) için e-posta hazırlanmaz; kart yalnızca neyi yapman gerektiğini söyler. «Gizle» bir kartı kaldırır ve hiçbir şey gönderilmez. Kartlar bir yapılacaklar listesi değildir: farklı toplantılardaki kartlar hiçbir yerde bir araya toplanmaz.
list_promises() sözleri her e-postayla birlikte kelimesi kelimesine listeler. prepare_send_promise() e-postayı, alıcısını ve dosyalarını gösterir; send_promise() ise yalnızca onun verdiği token'ı alır. prepare_dismiss_promise() ve dismiss_promise() aynı şekilde bir sözü gizler. Gönderilmiş bir e-posta geri alınamaz.
Build 225'ten beri. E-postan Microsoft'taysa (Outlook, Microsoft 365), Chui notları ve bir sözün e-postasını «Chui aracılığıyla sen» yerine kendi adresinden gönderebilir. Bu durumda e-posta Gönderilmiş Öğeler klasöründe durur ve yanıtlar doğrudan sana döner. Gönderme ekranındaki «Bunun yerine şu adresten gönder: <adresin>» seçeneği Microsoft'tan bir kez onay ister. Sonrasında «Kimden» seçimiyle kendi adresin ile Chui'nin adresi arasında geçiş yapabilirsin; Chui seçtiğin adresi hatırlar. Aynı onay, senin emeğini gerektiren bir sözü Microsoft To Do listene eklemeyi de sağlar. Sözün kartındaki «To Do'ya ekle» onu son tarihiyle ve toplantıya dönüş linkiyle ekler. Sen dokunmadan hiçbir e-posta gitmez ve hiçbir görev eklenmez. Çalışanların uygulamaları kendilerinin onaylamasına izin vermeyen bir şirkette bunun yerine BT ekibine iletilecek bir sayfa gösterilir. Kendi adresinden gönderilen tek bir e-posta en fazla 2,9 MB dosya taşıyabilir.
iPhone'da (#1800'den beri) «Yapılacaklarıma ekle» nereye gideceğini sorar: Apple Anımsatıcılar'a — o iPhone'daki varsayılan listeye — ya da Microsoft To Do'ya. «Hep oraya» cevabı tüm cihazlarında hatırlar; düğmenin yanındaki «değiştir» yeniden sorar, Ayarlar → Herkese açık linkler → «Her seferinde sor» ise unutur. Apple Anımsatıcılar'a internet üzerinden ulaşılamaz, bu yüzden anımsatıcıyı iPhone'unun kendisi yazar, ve yalnızca sen dokunduğunda: iOS, Chui'nin Anımsatıcılar'ı kullanıp kullanamayacağını bir kez sorar; Chui de o tek anımsatıcıyı ekler — başlığı, son tarihi, kimin için olduğunu ve toplantıya dönen bir bağlantıyı — diğer anımsatıcılarını asla okumaz, değiştirmez veya silmez. Hayır dediysen kart nereden açacağını söyler. Android, Windows ve chui.io'da sözler Microsoft To Do'ya gider. set_todo_destination() yeri yazarak seçer.
Alışveriş listesi gibi bir liste olan söz, yapılacaklar listene tek bir görev olarak gider; her madde, söylendiği sırayla kendi adımı olur. Kartı da önce başlığı, ardından maddeleri daha açık renkli yazıyla gösterir (build 239'dan beri).
connect_mailbox() posta kutusunun bağlı olup olmadığını, bağlı değilse nereden bağlanacağını söyler. Asistan bu adımı senin yerine yapamaz. set_send_from("mine") ya da set_send_from("chui") gönderen adresi seçer. prepare_add_task() bir sözün dönüşeceği görevi gösterir, add_task() ise onu ekler. prepare_disconnect_mailbox() ve disconnect_mailbox() bağlantıyı kaldırır. Bundan sonra da Microsoft, sen oradan kaldırana kadar Chui'yi myaccount.microsoft.com adresinde listelemeye devam eder.
Gönderilmeden önce Chui, özeti özel görünen pasajlar açısından kontrol eder (build 224'ten beri): bir fiyat, biri hakkında bir yorum, kendi notlarından bir şey ya da gizli olarak nitelenen bir şey. Her birini yerinde ve nedeniyle birlikte gösterir; sen de onu bırakabilir ya da gidecek metinden çıkarabilirsin. Senin yerine hiçbir şeye karar verilmez ve kendi özetin asla değişmez. Gönderdikten sonra aynı karttaki «Paylaştıkların» e-postanın ne zaman ve kime gittiğini, karşı tarafın tam olarak ne aldığını gösterir.
prepare_send_notes() özel görünen pasajları ve nedenlerini de listeler. Kişinin çıkardıklarını remove ile belirterek onu yeniden çağır; o zaman gösterdiği e-posta, gidecek olan sürüm olur. get_shared_version() neyin gittiğini okur.