Wat Chui met een agenda doet, wat het nooit doet en hoe je een agenda ontkoppelt.
Een agenda koppel je via Instellingen (Settings), met Google of Microsoft. Chui heeft er alleen leestoegang toe: het kan er niets in aanmaken, verplaatsen of annuleren, en wil dat ook niet.
Wat het oplevert:
Wat er wordt bewaard, en hoe lang. Chui bewaart de vergaderingen van je komende anderhalve dag op zijn servers. Daardoor kan het aanbieden om een vergadering op te nemen op het moment dat die begint. Van elke vergadering bewaart het de gegevens uit de uitnodiging die Chui helpen om de vergadering op te nemen en een naam te geven. Op dit moment is dat de naam, wanneer ze begint en eindigt, hoe en via welke link je deelneemt, de beschrijving of het programma, wie er is uitgenodigd, of je hebt geaccepteerd en van welke terugkerende vergadering ze deel uitmaakt. Een vergadering die voorbij is, wordt binnen vierentwintig uur verwijderd. Als je de agenda ontkoppelt, worden ze allemaal tegelijk verwijderd. Niets ouder wordt bewaard, en over de mensen op een uitnodiging wordt niets opgezocht, aangevuld of apart bewaard. Een vergadering die samen met een opname is opgeslagen, hoort bij die opname en blijft net zo lang bestaan als die opname.
Hoe nadrukkelijk Chui een vergadering aankondigt, stel je zelf in: niets, een melding of een alarm. Bij de start of één of vijf minuten van tevoren. Voor elke vergadering of alleen voor vergaderingen met andere mensen erbij.
Tien minuten voor een vergadering waarover Chui iets weet, krijgt je telefoon een Briefing in plaats van de gewone herinnering. Die bevat de naam van de vergadering en maximaal drie korte regels: wat er bij de laatst opgenomen keer van dezelfde terugkerende vergadering is blijven liggen, en hoe het ervoor staat met de mensen op de uitnodiging die Chui al kent. Tik erop en het Briefing-scherm opent, met dezelfde regels (één regel per persoon) en de knop waarmee je de opname start. Hetzelfde scherm opent vanuit de vergadering bij „Binnenkort” (Coming up).
De Briefing wordt opgebouwd uit elke vergadering die je kunt openen, en uit de mensen die erin voorkomen. Dat zijn je eigen vergaderingen en die van collega's die je team met je deelt. Nooit uit e-mail, nooit van internet. Was de laatste keer een opname van een collega, dan zegt de Briefing van wie. Stuur je iemand in jouw plaats naar een vergadering, dan weet je volgende Briefing dus al wat daar is besloten. Een vergadering zonder iemand die Chui kent en zonder eerdere opname krijgt geen Briefing en houdt de gewone herinnering, dus er is nooit een lege Briefing. De Briefing volgt de instelling voor herinneringen: „Geen” (None) zet ook de Briefing uit.
Notities voor de volgende keer. Op de pagina van een persoon kun je onder „Volgende keer” (Next time) een korte notitie achterlaten, bijvoorbeeld „vraag naar het huurcontract van het kantoor”. Die komt bovenaan de Briefing van de volgende vergadering waarvoor die persoon is uitgenodigd. Ze staat dus ook in de pushmelding tien minuten van tevoren; die pushmelding is de herinnering. Een notitie komt alleen bij een vergadering terecht via het e-mailadres van de persoon op de uitnodiging. Iemand van wie Chui geen adres heeft, krijgt er dus nooit een. Wordt een vergadering met die persoon opgenomen, dan leest Chui de samenvatting en markeert de notitie als afgehandeld als het onderwerp ter sprake kwam. Anders wacht de notitie op de volgende vergadering. Een vergadering waarover Chui verder niets te zeggen had, krijgt een Briefing als er een notitie voor klaarstaat.
Sommige organisaties eisen dat een beheerder een app goedkeurt voordat die agenda's mag lezen. Chui meldt het als dat gebeurt en geeft je een link om door te sturen naar degene die dat regelt. Daarmee keurt die Chui met één klik goed voor het hele bedrijf.
Als je een agenda verwijdert in Instellingen, verschijnen de komende vergaderingen niet meer en worden de bewaarde vergaderingen verwijderd. Je opnames blijven: dat zijn nu vergaderingen, geen agenda-items meer.
Een assistent die met Chui is verbonden, kan zien wat er op de planning staat. list_upcoming() beantwoordt de vraag „wat heb ik vandaag?”, en met list_calendars() kan de assistent opsommen wat er gekoppeld is. Hij leest dezelfde samengevoegde dag die de app toont. Items voor de hele dag en vergaderingen die je hebt afgeslagen, zijn er al uit, en een vergadering die Chui heeft opgenomen, is als opgenomen gemarkeerd. Elke vergadering heeft een event_id. Een vergadering waarvoor Chui een Briefing heeft, is gemarkeerd met has_briefing, en get_brief() geeft die Briefing terug, bijvoorbeeld bij „bereid me voor op mijn volgende vergadering”.
Hij kan de Briefing ook schrijven. prepare_write_brief() laat zien wat de Briefing van een vergadering nu zegt en wat erin zou komen te staan. Daarna slaat write_brief() hem op. Zo kun je een Briefing van Chui corrigeren, of er een schrijven voor een vergadering waarover Chui niets wist. Een Briefing die op deze manier is geschreven, bouwt Chui nooit opnieuw op. De assistent kan ook met leave_note() een notitie voor je achterlaten voor de volgende vergadering met iemand, en notities opsommen met list_notes(). Een notitie wijzigen of verwijderen gaat telkens in twee stappen (prepare_update_note() en dan update_note(), prepare_remove_note() en dan remove_note()).
Hij kan er geen koppelen. Een agendatoestemming hoort bij je account en blijft langer bestaan dan de assistent. Als je de assistent afmeldt, wordt die toestemming dus niet ingetrokken. Daarom weigert Chui om namens een assistent het toestemmingsproces voor een agenda te starten, hoe het verzoek ook wordt gedaan. connect_calendar() antwoordt met instructies die je zelf in een browser volgt, want daar wordt toestemming gegeven, en dat blijft zo.
Hij kan er wel een ontkoppelen, en dat gaat in twee stappen, zodat de vraag altijd wordt gesteld. prepare_disconnect_calendar() verandert niets en antwoordt met de naam van het account en een lijst van precies wat er zou verdwijnen. disconnect_calendar() accepteert daarna alleen een token dat die eerste aanroep heeft uitgegeven. Zo kan hij nooit iets doen met een agenda waarvan hij de details niet heeft gekregen, en nooit met een andere agenda.
Lees goed wat er verdwijnt voordat je ja zegt:
Je opnames, hun titels en hun gastenlijsten blijven onaangeroerd.
Wat Chui hier wel en niet kan beloven. Chui maakt die lijst altijd, en je assistent krijgt de opdracht om hem aan je te laten zien en op je akkoord te wachten. Wat Chui niet kan, is controleren of dat ook is gebeurd. Een assistent die je hebt ingesteld om alles automatisch goed te keuren, kan beide stappen direct na elkaar uitvoeren. Vind je dat belangrijk, stel deze tool dan in de instellingen van je assistent zo in dat hij jouw goedkeuring nodig heeft. Die schakelaar is wat het tegenhoudt, en Chui zegt dat liever dan dat je iets anders aanneemt.
Niets waar een assistent bij kan, schrijft zelf iets in je agenda. Chui heeft daar ook nooit toestemming voor gevraagd.
Welke agendagegevens een assistent bij een OPNAME ziet, staat in Wat er gebeurt nadat je stopt. Dat zijn de naam van de vergadering zelf, wie er was uitgenodigd en welke andere opnames bij dezelfde terugkerende vergadering horen.