Chui'nin bir takvimle ne yaptığı, asla ne yapmadığı ve bağlantının nasıl kesileceği.
Takvim, Google ya da Microsoft üzerinden Ayarlar'dan bağlanır. Salt okunurdur: Chui takvimde hiçbir şey oluşturamaz, taşıyamaz ya da iptal edemez, bunu istemez de.
Ne kazandırır:
Ne saklanır, ne kadar süreyle. Chui, takvimindeki önümüzdeki bir buçuk güne ait toplantıları sunucularında tutar. Bir toplantı başladığı anda kaydetmeyi önerebilmesini sağlayan budur. Her toplantı için, davetin taşıdığı ve Chui'nin toplantıyı kaydedip adlandırmasına yardımcı olan bilgileri saklar. Şu anda bunlar şunlardır: toplantının adı, başlangıç ve bitiş saati, nasıl ve hangi linkle katılındığı, içeriği ya da gündemi, kimlerin davet edildiği, daveti kabul edip etmediğin ve hangi tekrarlanan toplantının bir oturumu olduğu. Biten bir toplantı yirmi dört saat içinde silinir. Takvimin bağlantısını kesmek hepsini bir anda siler. Daha eskisi tutulmaz. Davetteki kişiler hakkında hiçbir şey araştırılmaz, zenginleştirilmez ya da ayrıca saklanmaz. Bir kayıtla birlikte saklanan toplantı o kaydın bir parçasıdır ve kayıt var olduğu sürece saklanır.
Chui'nin bir toplantıyı ne kadar belirgin biçimde duyuracağı bir ayardır: hiçbir şey, bildirim ya da alarm. Başlangıçta ya da bir veya beş dakika önce. Her toplantı için ya da yalnızca başka kişilerin de katıldığı toplantılar için.
Chui'nin hakkında bir şey bildiği bir toplantıdan on dakika önce telefona sıradan hatırlatma yerine bir Brifing gelir. Brifing'de toplantının adı ve en fazla üç kısa satır bulunur: aynı tekrarlanan toplantının kaydedilmiş son oturumunda neyin açık kaldığı ve davetteki, Chui'nin zaten tanıdığı kişilerle işlerin ne durumda olduğu. Dokununca Brifing ekranı açılır. Orada aynı satırlar, kişi başına bir satır, ve kaydı başlatan düğme vardır. Aynı ekran “Yaklaşanlar” bölümündeki toplantıdan da açılır.
Brifing, açabildiğin her toplantıdan ve bunlardaki kişilerden oluşturulur. Buna kendi toplantıların ve ekibinin seninle paylaştığı iş arkadaşı toplantıları dahildir. Asla e-postalardan, asla internetten oluşturulmaz. Son oturum bir iş arkadaşının kaydıysa Brifing bunun kimin kaydı olduğunu söyler. Yani bir toplantıya kendi yerine birini gönderdiğinde, bir sonraki Brifing'in orada neye karar verildiğini zaten bilir. Chui'nin tanıdığı kimsenin olmadığı ve daha önce kaydı bulunmayan bir toplantıya Brifing gelmez, sıradan hatırlatma kalır. Böylece içi boş bir Brifing hiç olmaz. Brifing hatırlatma ayarını izler: “Yok” onu da kapatır.
Gelecek sefer için notlar. Bir kişinin sayfasında, “Gelecek sefer için” altında kısa bir not bırakabilirsin, örneğin “ofis kirasını sor”. Not, o kişinin davet edildiği bir sonraki toplantının Brifing'inin en üstüne yerleşir. Bu yüzden on dakika önceki bildirimde de yer alır. O bildirim hatırlatmanın kendisidir. Not bir toplantıya yalnızca kişinin davetteki e-posta adresi üzerinden ulaşır. Chui'nin adresini bilmediği bir kişi için bırakılan not hiçbir toplantıya ulaşmaz. O kişiyle bir toplantı kaydedildiğinde Chui özeti okur. Konu açıldıysa notu tamamlandı olarak işaretler, açılmadıysa not bir sonraki toplantıyı bekler. Chui'nin başka söyleyecek bir şeyi olmayan bir toplantı da, bekleyen bir not varsa Brifing alır.
Bazı kuruluşlar, bir uygulamanın takvimleri okuyabilmesi için önce bir yöneticinin onu onaylamasını şart koşar. Bu olduğunda Chui bunu söyler ve bu işle kim ilgileniyorsa ona göndermen için bir link sunar. Bu link tek tıkla Chui'yi tüm şirket için onaylar.
Ayarlar'dan bir takvimi kaldırınca yaklaşan toplantılar artık görünmez ve saklananlar silinir. Kayıtların kalır, çünkü onlar artık takvim girişi değil, toplantıdır.
Chui'ye bağlı bir asistan neyin yaklaştığını görebilir. “Bugün neyim var?” sorusunu list_upcoming() yanıtlar. Asistan list_calendars() ile nelerin bağlı olduğunu da listeleyebilir. Uygulamanın gösterdiği birleştirilmiş günün aynısını okur: tüm gün süren girişler ve reddettiğin toplantılar bundan zaten çıkarılmıştır. Chui'nin kaydettiği bir toplantı ise kaydedildi olarak işaretlenir. Her toplantının bir event_id değeri vardır. Chui'nin Brifing'i olan bir toplantı has_briefing ile işaretlenir ve get_brief() bu Brifing'le yanıt verir: “bir sonraki toplantımdan önce beni bilgilendir”.
Brifing'i yazabilir de. prepare_write_brief() bir toplantının Brifing'inin şu an ne dediğini ve yazılırsa ne diyeceğini okur, ardından write_brief() onu yazar. Böylece Chui'nin oluşturduğu bir Brifing düzeltilebilir ya da Chui'nin hakkında hiçbir şey bilmediği bir toplantı için Brifing yazılabilir. Bu şekilde yazılan bir Brifing Chui tarafından asla yeniden oluşturulmaz. Asistan ayrıca leave_note() ile biriyle bir sonraki toplantın için sana not bırakabilir ve list_notes() ile notları listeleyebilir. Bir notu değiştirmek ya da silmek de mümkündür, ikisi de iki adımda yapılır (prepare_update_note() ardından update_note(), prepare_remove_note() ardından remove_note()).
Takvim bağlayamaz. Takvim izni senin hesabına aittir ve asistandan sonra da geçerli kalır. Asistanın oturumunu kapatmak bu izni geri almaz. Bu yüzden Chui, istek nasıl yapılırsa yapılsın, bir asistan adına takvim onayı sürecini başlatmayı reddeder. connect_calendar() senin bir tarayıcıda izleyeceğin adımlarla yanıt verir. Onay orada verilir; bundan sonra da hep orada verilecek.
Takvimin bağlantısını kesebilir. Bu işlem, soru her zaman sorulsun diye iki adıma bölünmüştür. prepare_disconnect_calendar() hiçbir şeyi değiştirmez. Hesap adını ve tam olarak nelerin kaldırılacağının listesini döndürür. Ardından disconnect_calendar() yalnızca bu ilk çağrının ürettiği bir token'ı kabul eder. Böylece ayrıntıları kendisine verilmemiş bir takvim üzerinde de, başka bir takvim üzerinde de asla işlem yapamaz.
Nelerin kaldırılacağını evet demeden önce okumaya değer:
Kayıtların, bunların başlıkları ve davetli listeleri olduğu gibi kalır.
Chui'nin burada neyi vaat edip neyi edemeyeceği. Chui bu listeyi her zaman hazırlar. Asistanına da listeyi sana göstermesi ve onayını beklemesi söylenir. Chui'nin yapamadığı ise bunun gerçekten yapıldığını denetlemektir. Her şeyi otomatik onaylayacak şekilde ayarladığın bir asistan iki adımı art arda çalıştırabilir. Bu senin için önemliyse, asistanının kendi ayarlarında bu aracı onayını gerektirecek şekilde bırak. Bunu durduran o ayardır. Chui, aksini varsaymana izin vermektense bunu açıkça söylemeyi tercih eder.
Asistanın erişebildiği hiçbir araç takvimin kendisine yazmaz. Chui bunun için hiç izin istemedi.
Asistanın bir KAYIT üzerindeki takvim bilgileri Durdurduktan sonra ne olur içinde anlatılır. Bunlar toplantının kendi adı, kimlerin davet edildiği ve hangi diğer kayıtların aynı tekrarlanan toplantının oturumları olduğudur.