O que o Chui faz com uma agenda, o que nunca faz e como desconectá-la.
Você conecta uma agenda em Configurações (Settings), pelo Google ou pela Microsoft. Ela é somente leitura: o Chui não pode criar, mover nem cancelar nada nela, e também não quer.
O que você ganha com isso:
O que é armazenado e por quanto tempo. O Chui guarda em seus servidores as reuniões do próximo dia e meio da sua agenda. É isso que permite oferecer a gravação no momento em que uma delas começa. De cada reunião, ele guarda o que vem no convite e ajuda o Chui a gravar e nomear a reunião. Hoje isso inclui o nome, o horário de início e de término, como entrar e por qual link, a descrição ou pauta, quem foi convidado, se você aceitou e de qual reunião recorrente ela faz parte. Uma reunião que já terminou é apagada em até vinte e quatro horas, e desconectar a agenda apaga todas de uma vez. Nada mais antigo é guardado, e nada sobre as pessoas de um convite é pesquisado, complementado ou guardado à parte. Uma reunião armazenada com uma gravação faz parte dessa gravação e existe enquanto ela existir.
A forma como o Chui avisa sobre uma reunião é uma configuração: nada, uma notificação ou um alarme; no início, um minuto antes ou cinco minutos antes; para todas as reuniões ou só para reuniões com outras pessoas.
Dez minutos antes de uma reunião sobre a qual o Chui sabe alguma coisa, o celular recebe um Briefing em vez do lembrete comum. Ele traz o nome da reunião e até três linhas curtas: o que ficou em aberto na última gravação da mesma reunião recorrente e em que pé estão as coisas com as pessoas do convite que o Chui já conhece. Ao tocar nele, abre a tela do Briefing, com as mesmas linhas, uma por pessoa, e o botão que inicia a gravação. A mesma tela abre a partir da reunião em “Próximas” (Coming up).
O Briefing é montado a partir de todas as reuniões que você pode abrir (as suas e as de colegas que sua equipe compartilha com você) e das pessoas que participam delas. Nunca vem do e-mail nem da internet. Quando a última gravação da série foi feita por um colega, o Briefing diz de quem era. Assim, quando você manda alguém a uma reunião no seu lugar, seu próximo Briefing já sabe o que foi decidido lá. Uma reunião sem ninguém que o Chui conheça e sem gravação anterior não recebe Briefing e fica com o lembrete comum, então nunca aparece um Briefing vazio. O Briefing segue a configuração de lembretes: “Nenhum” (None) também o desliga.
Notas para a próxima vez. Na página de uma pessoa, em “Na próxima vez” (Next time), você pode deixar uma nota curta, como “perguntar sobre o aluguel do escritório”. Ela aparece no topo do Briefing da próxima reunião para a qual essa pessoa for convidada, então também está na notificação dez minutos antes. Essa notificação é o lembrete. Uma nota só chega a uma reunião pelo endereço de e-mail da pessoa no convite. Por isso, uma nota para alguém cujo e-mail o Chui não tem nunca chega a nenhuma reunião. Quando uma reunião com essa pessoa é gravada, o Chui lê o resumo e marca a nota como concluída se o assunto foi abordado. Se não foi, a nota espera a próxima reunião. Quando há uma nota esperando, a reunião recebe um Briefing mesmo que o Chui não tenha mais nada a dizer sobre ela.
Algumas organizações exigem que um administrador aprove um aplicativo antes que ele possa ler agendas. Quando isso acontece, o Chui avisa e oferece um link para você enviar a quem cuida disso. Com um clique nesse link, o Chui fica aprovado para a empresa inteira.
Remover uma agenda em Configurações faz as próximas reuniões pararem de aparecer e apaga as que estavam armazenadas. Suas gravações continuam: agora elas são reuniões, não itens da agenda.
Um assistente conectado ao Chui pode ver o que vem pela frente (list_upcoming() é o que responde “o que eu tenho hoje?”) e listar o que está conectado com list_calendars(). Ele lê o mesmo dia consolidado que o aplicativo mostra: eventos de dia inteiro e reuniões que você recusou já ficam de fora, e uma reunião que o Chui gravou aparece marcada como gravada. Toda reunião tem um event_id. Quando o Chui tem um Briefing para ela, a reunião é marcada com has_briefing, e get_brief() responde com esse Briefing, como em “me dê um briefing antes da minha próxima reunião”.
Ele também pode escrever o Briefing. prepare_write_brief() mostra o que o Briefing de uma reunião diz agora e o que passaria a dizer, e depois write_brief() o salva. Serve para corrigir um Briefing montado pelo Chui ou para escrever um para uma reunião sobre a qual o Chui não sabia nada. Um Briefing escrito assim nunca é refeito pelo Chui. O assistente também pode deixar para você uma nota para a próxima reunião com alguém com leave_note(), listar as notas com list_notes() e alterar ou remover uma delas, sempre em duas etapas (prepare_update_note() e depois update_note(); prepare_remove_note() e depois remove_note()).
Ele não pode conectar uma agenda. A permissão de acesso à agenda pertence à sua conta e continua valendo depois que o assistente sai, então desconectar o assistente não a revogaria. Por isso, o Chui se recusa a iniciar uma autorização de agenda em nome de um assistente, seja qual for a forma do pedido. connect_calendar() responde com instruções para você seguir no navegador, que é onde a autorização acontece, e sempre vai ser assim.
Ele pode desconectar uma agenda, e isso é dividido em duas etapas para que a pergunta sempre seja feita. prepare_disconnect_calendar() não altera nada e responde com o nome da conta e uma lista exata do que seria removido. Depois, disconnect_calendar() aceita apenas um token gerado por essa primeira chamada. Assim, ele nunca age sobre uma agenda cujos detalhes não recebeu, nem sobre uma agenda diferente.
Vale ler o que será removido antes de dizer sim. Primeiro, a permissão, revogada no Google. A Microsoft não oferece ao Chui nenhuma forma de retirar uma autorização, então lá é você quem remove o Chui dos seus aplicativos conectados, e o Chui avisa isso em vez de dizer que já foi feito. Depois, as próximas reuniões armazenadas. Por fim, o vínculo entre suas gravações e os itens da agenda de onde elas vieram, que não volta se você reconectar. Reconectar cria uma nova conexão, então o Chui deixa de marcar essas reuniões como já gravadas e deixa de sugerir as reuniões anteriores da mesma série. Suas gravações, os títulos e as listas de convidados continuam intactos.
O que o Chui pode e não pode prometer aqui. O Chui sempre gera essa lista, e seu assistente é instruído a mostrá-la a você e esperar um sim. O que o Chui não consegue é verificar se o assistente fez isso: um assistente configurado para aprovar tudo automaticamente pode executar as duas etapas seguidas. Se isso importa para você, deixe esta ferramenta exigindo sua aprovação nas configurações do próprio assistente. É essa opção que impede a desconexão automática, e o Chui prefere avisar do que deixar você pensar o contrário.
Nada que um assistente consiga acessar escreve ou altera algo na sua agenda por conta própria. O Chui nunca pediu permissão para isso.
O que um assistente vê da agenda em uma GRAVAÇÃO (o nome da própria reunião, quem foi convidado e quais outras gravações pertencem à mesma reunião recorrente) está em O que acontece depois que você para.