İş arkadaşları toplantıları nasıl paylaşır; kim davet edebilir, çıkarabilir veya ayrılabilir.
Chui’de şirket, küçük bir iş arkadaşları grubudur. Gruptaki herkes, diğerlerinin grupla paylaştığı toplantıları görebilir. Bir hesap en fazla bir şirkette olabilir. Şirketi kuran kişi onun ilk yöneticisi olur ve bir şirketin birden fazla yöneticisi olabilir. Birini davet etmek, bir daveti geri almak, bir iş arkadaşını çıkarmak ya da başka birini yönetici yapmak yalnızca yöneticinin elindedir. Bu rehber nerede “sahip” diyorsa “bir yönetici” diye oku: her yönetici şirketi tam da onu kuran kişi gibi yönetir.
Uygulama, bir toplantıyı şirketle paylaşmaya onu ekibinle paylaşmak der. Bu, iki kelimeyle anılan tek bir şeydir. Paylaşımın hangi toplantılara gerçekten ulaştığını “Bir toplantıyı başka kim görebilir (Who else can see a meeting)” sayfası anlatır.
Tek kişilik bir şirket, hiç şirket yokmuş gibi davranır. İkinci bir kişi katılana kadar hiçbir şey paylaşılmaz ve uygulamanın hiçbir yerinde yeni bir seçenek ya da düğme görünmez. Tek istisna, iş arkadaşlarını davet ettiğin Ayarlar (Settings) içindeki ekip bölümüdür. Yani şirket kurmak tek başına hiçbir şeyi değiştirmez; değiştiren davettir. (get_company() ile bir asistana sorarsan şirketin adını yine de söyler: “hangi şirketteyim?” sorusu bir cevabı hak eder. Ortaya çıkmayan şey uygulamanın seçenekleri ve düğmeleridir, şirketin var olduğu gerçeği değil.)
Bunlar ekibi büyütür ve ekibin ücretini şirket öder; sahibininki dahil her koltuk için tek fiyat geçerlidir:
Ekip, ikinci kişinin geldiği anda oluşur. Bu yüzden en küçük ekip iki koltuktur: sen ve bir iş arkadaşı, ayda €19.98 (ya da $19.98, £17.98, CA$27.98, CHF 19.80). Şirket, sahibininki dahil her koltuğu tek bir faturada, chui.io’da kartla öder. Ekipteki kimsenin kendi planına ihtiyacı yoktur; hâlâ planı olan kişiye de onu nerede durduracağı söylenir.
Kart bilgisi chui.io’da ya da chui.io/download adresinden indirilen Mac veya Windows için Chui’de girilir, asla iPhone uygulamasının içinde değil; iPhone oraya giden yolu gösterir. Android’de kartı Google Play alır. App Store’u Amerika Birleşik Devletleri mağazası olan bir iPhone’da, Ayarlar’daki ekip bölümünde “Ekip için chui.io'da öde (Pay for the team on chui.io)” düğmesi bulunur ve chui.io’nun ekip sayfasını açar. Başka herhangi bir ülkenin App Store’unda Apple bu düğmeye izin vermez; bu yüzden aynı yerde “Ekibin ücreti chui.io’da ödenir; bir bilgisayardan ya da tarayıcıdan (The team is paid for at chui.io — on a computer or in a browser)” yazar. Durmuş bir ekibin ücretini yeniden ödemek de aynı şekilde işler. Android’de ekibin ücreti uygulamanın içinde, Google Play üzerinden ödenir (build 238’den beri; build 244’ten beri her ülkede). Ayarlar’daki ekip bölümü ekibin adını ve ilk iş arkadaşının adresini, kaç yer gerektiğini ve aylık mı yıllık mı ödeneceğini sorar; Google Play’in fiyatını gösterir ve “Google Play ile öde” düğmesi vardır. Google Play bir ekibi 2 ile 50 yer arasındaki boyutlarda satar ve yalnızca fiyat verdiği boyutlar sunulur; tüm yerler dolunca aynı bölüm bir sonraki büyük boyutu önerir. Kart, makbuzlar ve ekibi durdurmak bundan sonra Google Play’dedir. Ekibi durmuş bir sahip, yeniden ödemek için aynı formu görür. Google Play fiyat vermezse ekran bunu söyler ve ekibin ücreti yine chui.io’da ya da masaüstü uygulamasında ödenebilir. Ekibin ücreti ödendikten sonra telefon (iPhone ya da Android) her yerde olduğu gibi davet edebilir ve onaylayabilir. Google Play yıllık olarak en fazla 10 kişilik ekip satar; ülkelerin yaklaşık yarısında, Avrupa'nın çoğu dahil, en fazla 5 kişilik (Güney Kore'de en fazla 3 kişilik; orada 50 kişilik ekip aylık da satılmaz). Daha büyük bir ekip uygulamada aylık öder, ya da chui.io'da veya masaüstü uygulamasında yıllık; dolan yıllık ekibe bir sonraki boyut aylık olarak sunulur.
Davet edilen kişi, davet anından itibaren ücretli bir koltuk tutar; daveti geri almak koltuğu da boşaltır. Eklenen koltuk, ayın geri kalanı için hemen ücretlendirilir. Bırakılan koltuk bir sonraki faturadan düşer. Bu, chui.io'da ya da masaüstü uygulamasında ödenen bir ekip için geçerlidir; Google Play üzerinden ödenen ekip boyutuna göre ödenir, bu yüzden bırakılan koltuk Google Play faturasında kalır.
Herkes bir ekip kurabilir. Bir asistan ekip kuramaz, çünkü ekibin ücreti chui.io’da Chui içinden ödenir. Ama ekibin ücreti ödendikten sonra asistan davet edebilir ve onaylayabilir. Her seferinde önce kişiyi ve yeni toplam tutarı söyler, “evet” cevabını duymadan işlem yapmaz.
Ekibin ücreti ödenmiş olsun ya da olmasın, üç şey asla reddedilmez: bir daveti geri almak, bir iş arkadaşını çıkarmak ve ayrılmak. Kendi açtığın bir kapıyı kapatmak ve bir şirketten çıkmak, Chui’nin sattığı şeyler değildir. Bu yüzden daveti yanlış adrese gönderen bir sahip onu her zaman geri çekebilir. Kimse de ödenmesi durmuş bir fatura yüzünden bir şirkette tutulmaz.
create_company() verdiğin adla bir şirket kurar ve seni onun sahibi yapar. Uygulamada aynı işi Ayarlar’daki ekip bölümü, bir ad alanıyla yapar. get_company() şirketin adını, kendi rolünü (sahip ya da üye), ekibin kaç koltuk için ödeme yaptığını ve bunun aylık tutarını verir; ayrıca her iş arkadaşı için bir satır gösterir. Sahip, her iş arkadaşının adını ve e-posta adresini görür, çünkü listede işlem yapabilen tek hesap sahibin hesabıdır. Bir iş arkadaşı ise kimlikleri, rolleri ve katılma tarihlerini görür; diğer iş arkadaşları hakkında bundan fazlasını görmez. İkisi de kimsenin toplantıları hakkında hiçbir şey söylemez.
Davet, herhangi bir alan adındaki bir e-posta adresine gönderilir; kişisel adresini kullanan bir serbest çalışan olağan bir örnektir. Chui daveti team@chui.io adresinden e-postayla gönderir. O kişi bu adresle zaten Chui’ye giriş yapıyorsa e-posta onun dilindedir, yapmıyorsa senin dilinde. Gelen yanıt da sana ulaşır. E-posta ulaşmazsa Üyeler (Members) altındaki satırında bu görünür ve “Daveti kopyala (Copy the invitation)” düğmesi sana kendin gönderebileceğin metni verir. Yanıt vermemiş birine aynı e-postayı yeniden gönderebilirsin: satırındaki “⋯” menüsünden “Daveti tekrar gönder (Send the invitation again)” ile ya da yazarak (resend_invitation()). Bir adres, bir şirketten günde en fazla üç e-posta alır. O kişi bu adresi doğrulanmış olarak kullanıp Chui’ye giriş yaptığında, davet onu ilk ekranda bekler. Ekranda daveti kimin gönderdiği, koltuğunun ücretini şirketin ödediği ve kendi hesabının yanında ayrı bir iş hesabı alacağı yazar. Katılmak onun kendi seçimidir: giriş yapmak kimseyi hiçbir şeye otomatik olarak katmaz. Davet yalnızca ekibin ücreti ödendiğinde gösterilir. Bir asistan, bekleyen bir davet olduğunu söyleyebilir (get_company()). Şirketi ve yöneticilerinin neleri okuyabileceğini söyledikten sonra kullanıcı adına katılabilir de (prepare_join_company(), ardından join_company()). Apple’ın “Hide My Email” aktarma adresi farklı bir adres sayılır ve davetle eşleşmez.
Davetteki link, herhangi bir adresle katılmaya yarar. E-postada ve “Daveti kopyala” düğmesinin verdiği metinde kendine ait bir link bulunur: chui.io/join/…. Linki açan kişi önce kullandığı adresle giriş yapar ya da hesap oluşturur. Ardından “Emil, yana@emcho.com adresini Emcho şirketine davet etti. yana@gmail.com olarak katılmak ister misin?” sorusunu görür ve tek dokunuşla katılır. Link, davetin o kişiye ulaştığının kanıtıdır. Bu yüzden yalnızca bir kez ve e-postanın gönderilmesinden itibaren 14 gün boyunca çalışır; daveti geri çektikten sonra da çalışmaz. Ardından Üyeler altında gerçekte kimin katıldığını görürsün: katılırken kullandığı adresi ve senin davet ettiğin adresi. İstersen onu her zamanki gibi çıkarabilirsin. Linki alan bir asistan kullanıcı adına katılabilir (prepare_join_by_link(), ardından join_by_link()).
prepare_invite_colleague() kimin davet edileceğini, üye mi yönetici mi olacağını, katıldıktan sonra neleri okuyabileceğini ve ekibin faturasının ne olacağını söyler. invite_colleague() daveti, bu yanıtta gelen token ile gönderir. list_invitations() gönderilmiş ama henüz kabul edilmemiş davetleri, revoke_invitation() için gereken kimlikle birlikte listeler. Bir adres yanlış yazıldığında bu araca başvurmak iyi olur. Yoksa şirketine açılan davet, o adresin gerçek sahibi için açık kalır.
Uygulamada davetler, Ayarlar’daki ekip bölümündedir: telefonda, chui.io’da ve Mac’te. Chui’nin hâlâ tek başına çalışan birine şirketlerle ilgili gösterdiği tek şey de budur: ekip kurmak, bir iş arkadaşını adresiyle davet etmek ve henüz kabul edilmemiş bir daveti geri almak. Bir asistanın davet ettiği iş arkadaşı, asistanın bağlantısı kesildikten sonra da üye kalır; dokunarak davet edilen biri gibi. Bu yüzden asistan önce sorar.
İş hesabıyla girişi, şirketinle aynı işverende çalıştığını doğrulayan birine katılmak isteyip istemediği SORULUR ve onu sen onaylarsın. 15 Eylül 2026’ya kadar bu kişiler ilk giriş yaptıklarında sessizce doğrudan şirkete ekleniyordu. Üstelik şirketin sahibi o dönemde bir üyenin kaydettiği her toplantıyı açabiliyordu. Böylece hiçbir şeye onay vermemiş birinin sonradan kaydettiği her şeyi patronu okuyabiliyordu. Artık bu kişiler, iş arkadaşlarının zaten Chui kullandığını gösteren bir ekran ve bir düğme görür; düğmeye basana kadar hiçbir şey olmaz.
Hangi yoldan gelinirse gelinsin (davet ya da koltuk), sonuç aynıdır: ayrı bir iş hesabı. Katılmak, kişinin zaten sahip olduğu hesabı asla taşımaz. Şirketin içinde, aynı girişe bağlı ikinci bir hesap ekler ve iki hesap Ayarlar’da alt alta durur. Kişinin kendi hesabı, o hesaptaki toplantılar ve kendi aboneliği olduğu gibi kalır; şirketin bunlara erişimi yoktur.
Beklerken onlar için hiçbir şey değişmez. Chui’yi eskisi gibi kullanmaya devam ederler: ücretsiz ya da ödedikleri planla. Şirketten hiçbir ücret alınmaz. Zaten kaydettikleri hiçbir şey başkaları tarafından okunabilir hâle gelmez. Katılmadan önce kaydedilen bir toplantı sonsuza dek onların kalır; bu, aşağıdaki “asla taşınmayan şey” ile aynı kuraldır. O ekranda “Tek başına devam et (Carry on alone)” düğmesi de vardır ve talebi geri alır: bazı kişilerin bilerek şirket hesabında olmaması gerekir.
list_seat_requests() bekleyenleri, en eski talep en üstte olacak şekilde ad ve adresleriyle listeler. Ayrıca ekibin koltukları için şu an ne ödediğini ve bir “evet” daha dersen ne ödeyeceğini gösterir. Bu tutarı “evet” demeden önce görürsün, hem uygulamada hem de asistana sorduğunda. drop_seat_request() bir talebi, kimseyi içeri almadan sonlandırır. Bu, bir iş arkadaşına “hayır” demek ya da kendi talebinden vazgeçmek anlamına gelir; Chui hangisi olduğunu talebin kime ait olduğuna bakarak anlar. Chui iki durumda da kimseye haber vermez; bunu sen söylersin. Talep sahibi daha sonra yeniden isteyebilir.
Bir asistan koltuk isteyebilir ve koltuk talebini onaylayabilir. ask_for_seat() adını ve adresini o şirketi yöneten kişiye gönderir; bu yüzden asistan istemeden önce bunu söyler. Onaylamak faturaya bir koltuk ekler ve kişiye şirketin içinde bir iş hesabı açar. Bu yüzden işlem iki adımdır: prepare_approve_seat() kişiyi ve ekibin kendi para birimindeki yeni toplamı söyler. approve_seat() ise yalnızca o yanıtın token’ını kabul eder. Arada fatura değiştiyse işlemi reddeder; böylece bir tutara onay verip başka bir tutar ödemezsin.
Ya da onları sana sorulmadan içeri alabilirsin. Şirket Google Workspace ya da Microsoft iş hesabıyla girişle kurulduysa, yöneticisi Üyeler bölümünde tek bir anahtar görür: “İş arkadaşları onay beklemeden katılır”. Bu anahtar, açılana kadar kapalıdır. Anahtar açıkken, iş hesabıyla giriş yaptığında şirketinle aynı işverenden olduğu doğrulanan bir iş arkadaşı, “Koltuk talebi” düğmesine bastığı anda içeri alınır. Yine de talep etmesi gerekir; yalnızca giriş yapmakla hiçbir şey olmaz. Ekip, her biri için o andan itibaren bir koltuk daha öder; tıpkı senin “evet” demişsin gibi. Ekibin ücreti ödenmemişse ya da kart reddedilirse, talepleri her zamanki gibi seni bekler. Apple ile kurulmuş bir şirkette böyle bir anahtar yoktur: hiçbir işverene bağlı olmadığı için kimseyi tanıyamaz. Yazarak yapmak için önce prepare_let_colleagues_in() kullanılır. Bu araç alan adını ve bir koltuk daha eklemenin ne kadar tutacağını söyler. Bir Microsoft şirketinin birden fazla alan adı olabildiği için orada alan adı yerine şirketi söyler. Ardından let_colleagues_in() bu yanıtın token’ıyla çağrılır. Kapatmak için stop_letting_colleagues_in() kullanılır; zaten içeri alınmış kimse çıkarılmaz.
Esas alınan beyan asla @ işaretinden sonraki metin değildir. Chui, giriş sağlayıcısına işverenin hakkında ne beyan ettiğini sorar: Microsoft’ta kiracı, Google’da barındırılan alan adı. Bunu yalnızca sağlayıcı açıkça senin o şirketin dizinindeki bir misafir değil, kendi çalışanı olduğunu söylediğinde kabul eder. Herkes, çalışmadığı bir alan adında adres sahibi olabilir. Apple hiçbir işveren bilgisi vermez; bu yüzden Apple ile giriş yapan bir hesaba bu yolla asla koltuk önerilmez. Orada tek yol davettir.
Şirkette iki kişi olduğunuzda, kaydettiğin her toplantı bir ya da birkaç çalışma alanında bulunur ve her yeni toplantı, senin kendi “Kişisel” alanında başlar. Bu alanı senden başka kimse okumaz. Bunun bir ayarı yoktur: bir toplantı iş arkadaşlarına ancak o toplantıyı “Tüm ekip” alanına ya da başka çalışma alanlarına eklediğinde ulaşır. Bunu kayıt sırasında da sonrasında da yapabilirsin. Bir toplantıyı başka kim görebilir her çalışma alanını kimlerin okuduğunu anlatır.
Bir kaydın hangi şirkete ait olduğu, kaydın yapıldığı anda belirlenir ve asla değişmez. Sen tek başınayken kaydedilen bir toplantı, iş arkadaşların geldikten sonra da özel kalır. Bir şirkette kaydedilen bir toplantı asla başka bir şirkete geçemez. Bu kısım bir ayar değildir ve aşağıdaki hiçbir kural bunu değiştirmez.
Tek istisna senin kendi dokunuşun: «Kişisel toplantılarımı getir». Şirket hesabında Ayarlar → Ekip, kişisel hesabında kaydettiğin her tamamlanmış toplantıyı dosyaları ve içindeki kişilerle birlikte şirketteki kendi “Özel” alanına taşımayı önerir. Şirketin yöneticileri onları orada okumaz, tıpkı işte kaydettiğin herhangi bir toplantı gibi; iş arkadaşların bir toplantıyı ancak sen paylaştığında görür. Kişisel hesabından ayrılırlar ve daha sonra şirketten ayrılırsan şirkette kalırlar. Sen dokunana kadar hiçbir şey taşınmaz; hâlâ yüklenen bir toplantı bir sonraki dokunuşu bekler, başka bir şirkette kaydedilmiş bir toplantı ise asla taşınmaz. Yazarak bu prepare_bring_meetings(), kaç tane olduğunu ve nereye gittiklerini söyler, ardından jetonuyla bring_meetings().
O şirketin içinde toplantıyı kimin görebileceğini, bulunduğu çalışma alanları belirler ve bu konuda fikrini değiştirebilirsin. Toplantıyı bir alana eklemek ya da oradan çıkarmak yalnızca sana kalmıştır; bunu uygulamada ya da add_meeting_to_workspace() ve remove_meeting_from_workspace() ile yapabilirsin. Yani paylaştığın bir toplantı, bir iş arkadaşı ayrıldıktan sonra da sen aksine karar verene kadar paylaşılmış kalır.
Başarısız bir ödeme asla bir toplantının kaybolması anlamına gelmez. Bir kart çalışmayı bıraktığında, ödeme sağlayıcısı bir süre ödemeyi yeniden dener. Chui bu sürenin ne kadar olduğunu ekranda gösterir: uygulamada Ayarlar → Ekip (Settings → Team) altında. get_company de ekibin faturasının hangi tarihe kadar geçerli olduğunu bildirir. O tarihten önce kimse için hiçbir şey değişmez.
Süre dolduğunda ne olacağı, süre dolmadan önce söylenir. O tarihe kadar şirketin ücretini başka biri ödemezse, şirket kişisel hesaplara ayrılır. İş arkadaşları, birbirlerinin şirketle paylaştığı toplantıları artık görmez; herkes kendi kaydettiği her toplantıyı saklar. Tek bir kayıt bile silinmez, taşınmaz ya da özel hâle getirilmez. Kimin neyi görebileceği, her toplantıya kaydedildiği anda işlenir ve asla yeniden yazılmaz. Yani burada değişen tek şey, kimin okuyabileceğine dair bir kuraldır. Bu yüzden yeniden ödeme yapmak şirketi olduğu gibi geri getirir; geri yüklenecek ya da seçilecek hiçbir şey yoktur.
Ekibin ücretini yeniden ödemek sahibin işidir. Bu, chui.io’da ya da masaüstü uygulamasında Ayarlar → Ekip altında yapılır. iPhone oraya yönlendirir: ABD App Store’unda bir düğmeyle, başka ülkelerde ise bir açıklamayla. Android’de sahip, uygulamada aynı Google Play formuyla yeniden öder (build 238’den beri). Şirketteki başka kimse şirketi geri getiremez. Şirket dururken içindeki kimse hiçbir şey kaybetmez.
leave_company() seni kendi şirketinden çıkarır. remove_colleague() başka birini çıkarır ve bunu yalnızca sahip yapabilir. İkisi de önce sorar. prepare_leave_company() ve prepare_remove_colleague() ne olacağını söyler ve kısa ömürlü bir token verir. İşlemin kendisi yalnızca bu token’ı kabul eder. Yani sana ne olacağı söylenip sen “evet” diyene kadar hiçbir şey olmaz.
Her iki durumda da hiçbir kayıt silinmez ya da el değiştirmez ve zaten paylaşılmış hiçbir şey geri çekilmez. Değişen, bundan sonraki erişimdir. Şirketten çıkan kişi, şirketle paylaşılan toplantıları artık açamaz; dün okuyabildikleri de buna dahildir. Şirket de onun bundan sonra paylaştıklarını görmez. Ayrılmak, iş arkadaşlarınla zaten paylaştıklarını geri almaz: o toplantıları görmeye devam ederler, yeni toplantılarını ise görmezler. Bir toplantıyı “Kişisel” alanına geri almak istersen, bunu toplantının kendisinde ya da add_meeting_to_workspace() ile yaparsın.
Düğmeye basmadan önce bilmen gereken iki şey var. Geri dönmek için bir yöneticiden yeni bir davet gerekir, çünkü kimse bir şirkete kendi başına yeniden katılamaz. Ayrıca içinde hâlâ başkaları olan bir şirketin son yöneticisi ayrılamaz. Davet etmek, daveti geri almak ve çıkarmak yalnızca yöneticinin elindedir; son yönetici ayrılırsa şirketi yönetecek kimse kalmaz. Önce başka birini yönetici yap ya da diğerlerini çıkar.
Bir şirketin bir ya da daha fazla yöneticisi olur. Her yönetici şirketi yönetir: davet eder, çıkarır, koltuk isteyenleri onaylar, faturayı yönetir ve başkalarını yönetici yapar ya da yöneticilikten alır. Bir yönetici ekipteki her çalışma alanını okur, içinde olmadığı alanlar da buna dahildir. Ama kimsenin, her yeni toplantının başladığı “Kişisel” alanını asla okumaz. Yani bir yönetici bir iş arkadaşının toplantısını ancak o iş arkadaşı toplantıyı “Kişisel” alanından çıkardığında okur.
make_admin() bir iş arkadaşını yönetici yapar ve önce sorar: prepare_make_admin() kim olduğunu ve bunun ne anlama geldiğini söyler, ayrıca kısa ömürlü bir token verir. Bunun nedeni, bu adımın toplantıları okuyabilen kişilerin çevresini genişletmesidir. remove_admin() bir yöneticiyi tek adımda yeniden sıradan üye yapar; kişi şirkette kalır. Son yönetici ne çıkarılabilir ne de yöneticilikten alınabilir.
Biri yönetici yapıldığında, şirketteki herkes Chui’de bunu adıyla bildiren bir bildirim görür. O andan itibaren o kişi, “Kişisel” alanlar dışındaki her çalışma alanını okur. get_company() her yöneticiyi adıyla listeler. Sen katıldıktan sonra atanmış ve sana henüz bildirilmemiş yöneticileri de gösterir.
Yönetici, ekibin faturasında herkes gibi tek bir koltuktur. Birini yönetici yapmak, şirketin ödediği tutarı değiştirmez.
Bir yönetici, normalde herkesin kendi seçtiği dört ayar hakkında şirketteki herkes için tek seferde karar verebilir. Uygulamada bunlar Ayarlar → Üyeler → Şirket ayarları (Settings → Members → Company settings) altındadır; yazarak get_company_settings() ve set_company_setting() ile yönetilir.
Dört ayarın her biri herkesin kendisine bırakılabilir (olağan durum) ya da kilitlenebilir. Yalnızca kayıt duyurusuna ayrıca bir başlangıç değeri verilebilir; herkes bu değeri yine de değiştirebilir. Bir ayar kilitliyken herkes değeri bir kilit simgesiyle ve “<company> tarafından ayarlandı (Set by <company>)” ibaresiyle görür; değeri yalnızca bir yönetici değiştirebilir. Bu yalnızca şirket hesabı için geçerlidir. Kimsenin kişisel hesabına dokunulmaz ve kimsenin kendi seçimi silinmez: kilidi kaldırdığında herkesin önceki ayarı geri gelir.
Her değişiklik kayıt altına alınır: kimin yaptığı, ne zaman yaptığı, hangi değerden hangi değere değiştirdiği. En son değişiklik ayarların altında gösterilir.